توهم «کمبود ۲۴ ساعت»! آیا مشکل شما زمان است یا تمرکز نابودشده؟
در جهان پرتلاطم رهبری و مدیریت، این باور که زمان کم آوردهایم، یک توهم رایج است. کارشناسان ارشد هشدار میدهند که کلید دستیابی به اثربخشی حداکثری، نه دویدن بیشتر، بلکه اجرای یک تمرکز لیزری بر روی اولویتهای حیاتی است؛ راهبردی که میتواند روز شما را به طور واقعی کش بیاورد.
در فضاهای مدیریتی و در میان رهبران سازمانها، زمزمهای مشترک به گوش میرسد: حس دائمی کمبود وقت. این که ای کاش زمان ۲۵ ساعت میشد یا هفتهها طولانیتر بودند تا بتوانند از عهده بار سنگین مسئولیتها برآیند، یک احساس آشنا برای بسیاری از مدیران اجرایی است. جلسات بیپایان، تصمیمگیریهای اضطراری، زیر بار فشار نتایج بودن و انتظارات بالا، همگی دست به دست هم میدهند تا کنترل زمان از کف برود.
اما تحلیلگران حوزه بهرهوری تأکید دارند که این احساس «تمام نشدن کارها»، ریشه در کمبود زمان ندارد، بلکه نتیجه فقدان تمرکز استراتژیک و عدم اولویتبندی شفاف است. همانطور که در گزارش اینترپنور اشاره شده، راهکار بهینهسازی در نقطهای به پایان میرسد که دیگر نمیتوان «کارهای بیشتری» انجام داد. گام حیاتی بعدی، تسلط بر هنر اولویتبندی اثرگذار است.
برای رهبران، بهویژه مدیران ارشد فناوری که دائماً درگیر بهینهسازیهای جزئی هستند، فرمولهای سنتی مدیریت زمان کارایی لازم را ندارند؛ زیرا روزها غیرقابل پیشبینیاند و جلسات، بخش اعظم برنامه را میبلعند. در این شرایط، سه استراتژی کلیدی معرفی شدهاند که میتوانند با متمرکز کردن انرژی بر نقاط اهرمی، عملاً زمان بیشتری را در اختیار شما قرار دهند و بیشترین تأثیرگذاری را رقم بزنند.
۱. اولویتهای استراتژیک خود را آینهوار شفاف کنید
نقطه آغاز هرگونه مدیریت مؤثر زمان، درک دقیق و بیپرده از اهداف اصلی است. اگر تعریف شما از «موفقیت» مبهم باشد، هیچ تکنیک زمانبندی پیشرفتهای کارساز نخواهد بود.
شفافیت در این سطح لزوماً با پیچیدگی همراه نیست. برای نمونه، مدیرعامل شرکتی تنها سه هدف سالانه را تعیین کرد: رشد پایگاه کاربران اپلیکیشن، کاهش شدید هزینههای عملیاتی، و افزایش سود خالص. این سه محور، به فیلتر تمام تصمیمات او تبدیل شدند. پس از اخذ تأیید هیئت مدیره، مدیر مذکور انرژی و زمان خود را کاملاً با این سه هدف همراستا ساخت و قاطعانه تمام ابتکاراتی که در این چارچوب نمیگنجیدند را متوقف کرد. او که مرتباً دعوت به حضور در کنفرانسها و رویدادهای شبکهسازی میشد، به لطف این اولویتهای شفاف، توانست با اطمینان کامل «نه» بگوید، مگر آن فعالیت مستقیماً به اهداف کلیدی گره خورده باشد.
نکته کانونی این بود که او این سه اولویت را در یک نشست عمومی با تمامی کارکنان به اشتراک گذاشت و به مدیران و اعضای تیم اختیارات تام داد تا هر اقدام یا پروژهای که در راستای این سه محور نیست را به چالش بکشند. در نتیجه، اگر مدیری مسیری خارج از این اولویتها را دنبال میکرد، کارکنان تشویق میشدند مستقیماً موضوع را با او (مدیرعامل) مطرح کنند. این رویکرد، نه تنها زمان او را حفظ کرد، بلکه فرهنگ تمرکز سازمانی را در کل ساختار نهادینه ساخت.
۲. حذف بیرحمانه موارد غیرضروری: ساخت فهرست «کارهایی که نباید انجام داد»
یکی از سریعترین مسیرها برای بازیابی زمان از دست رفته، حذف قاطع حواسپرتیهاست. این کار را میتوان با ایجاد یک «لیست ممنوعهها» یا «کارهایی که نباید انجام داد» پیادهسازی کرد. این رویکرد باید هم برای پروژههای کاری و هم برای تعاملات روزانه، بهویژه جلسات، به کار گرفته شود، چرا که جلسات بزرگترین مصرفکننده زمان مدیران هستند.
توصیه کارشناسان این است که مدیران هر هفته یک «بررسی مجدد تقویم» انجام دهند. برنامه هفته آتی باید موشکافی شود و هر جلسهای که با معیارهای اولویتبندی شده همخوانی ندارد، باید حذف یا فرد دیگری جایگزین شما شود. اما یک شرط اساسی وجود دارد: این زمان آزاد شده باید آگاهانه به فعالیتهای دارای ارزش افزوده بالا اختصاص یابد، نه اینکه صرفاً با برنامههای جدید و جلسات بیشتر پُر شود. حذف بدون هدف، بهسرعت تبدیل به شلوغی جدید میشود.
۳. تفویض اختیار با هوشمندی کامل
بدیهی است که نمیتوان همه چیز را حذف کرد، اما میتوان حجم بیشتری از وظایف را به طور مؤثر واگذار نمود. هرچه در مسیر شغلی صعود میکنید، منابع انسانی بیشتری برای کمک در دسترس شما هستند. کلید موفقیت در این بخش، درخواست کمک فعالانه است، نه انتظار برای درک خواستههای شما.
پیش از آنکه کاری را شخصاً انجام دهید، سه پرسش کلیدی را مطرح کنید:
- آیا این وظیفه واقعاً در «منطقه نبوغ» من قرار دارد؟
- آیا فرد دیگری میتواند این کار را حداقل با ۵۰ درصد کیفیت من انجام دهد؟
- با صرف زمان برای این کار، از انجام چه فعالیت بسیار مهمتری باز میمانم؟
اگر پاسخ منفی است و کار در حوزه توانمندیهای منحصربهفرد شما نیست، باید واگذار شود. این اقدام به شما اجازه میدهد تمرکز خود را بر بخشهایی بگذارید که بیشترین ارزش افزوده را برای سازمان خلق میکنید. این اصل تنها به محیط کار محدود نمیشود؛ آیا میتوانید در امور منزل از شریک زندگی کمک بگیرید؟ آیا میتوان خریدهای روزمره یا امور اداری را برونسپاری یا خودکار کرد؟ همه این موارد، فضای ذهنی و زمانی حیاتی برای تمرکز بر مسائل اصلی کسبوکار آزاد میسازند.
در نهایت، زمان یک منبع خلقشدنی نیست. آنچه شما میتوانید به دست آورید، استفاده آگاهانهتر از زمان موجود است. با هدفگذاری واضح، حذف هوشمندانه عوامل حواسپرتی و واگذاری وظایف غیرتخصصی، شما در حقیقت فضایی ذهنی، زمانی و انرژی فراهم میکنید که میتواند شریان حیاتی کسبوکار و زندگی شخصی شما باشد.
